Microsoft 365 wird zum Mitbestimmungsthema

Microsoft 365 wird zum Mitbestimmungsthema

Kategorie: Aktuelles | Autor: Lorenz Hinrichs

 

Die Corona-Pandemie hat vielen Interessenvertretungen deutlich gezeigt, dass die unternehmensinterne IT-Struktur eine große Bedeutung für die tägliche Arbeit der Kolleg*innen hat. Die Videokonferenz ist beispielsweise zum täglichen und wichtigen Kommunikationsmittel geworden. Am häufigsten fallen dabei Begriffe wie Microsoft Teams, Microsoft Office oder Microsoft 365.
Viele Unternehmen verkaufen den Interessenvertretungen die Umstellung auf Microsoft 365 als reines Update auf eine neue Version des Schreib- und Tabellenprogramms oder als ein vorübergehendes Konferenzwerkzeug während der Pandemie. Aber das ist nur die halbe Wahrheit und es lohnt sich für Interessenvertretungen einmal genauer hinzuschauen, was die Besonderheiten von Microsoft 365 sind:

 

1. Software und kritische Daten ziehen in eine Cloud um, zumeist ist dies ein Datencenter von Microsoft
2. Microsoft 365 wird als Dienstleistung eingekauft (Software as a Service), die stets automatisch aktualisiert wird. Updates mit Änderungen und neuen Funktionen werden dabei nicht vom Arbeitgeber autorisiert.
3. Microsoft 365 und die darunterliegende Infrastruktur „Azure“ stellen derart viele Komponenten und Funktionen zur Verfügung, dass Microsoft 365 weitreichende Teile der betrieblichen IT-Infrastruktur abbilden kann. Benutzerverwaltung, Dateiablage, E-Mail und Videokonferenzsystem oder auch die neusten Funktionen mit Nutzung künstlicher Intelligenz – alles in einer Infrastruktur verfügbar.

 

Der Arbeitgeber hat dabei das Ziel, mit der Nutzung von Microsoft 365 eine stets aktuelle, transparente eine zentral zu verwaltende IT-Infrastruktur aufzubauen, die per Knopfdruck zu mehr Effizienz und Digitalisierung führt. Ab ist das wirklich so?
Die Ernüchterung kommt erst nach ein paar Wochen der Einführung: Ohne kundige Mitarbeiter*innen, Voreinstellungen und Regelungen für die Nutzung geht es nicht. Nicht alle Funktionen sind selbsterklärend und führen beim Mitarbeiter aufgrund des Umfangs der Kommunikationsmöglichkeiten oft zu Verunsicherungen.

 

Für die Interessensvertretungen besteht aufgrund des großen und sich häufig ändernden Funktionsumfangs der Bedarf nach wirksamen Regelungsansätzen – nicht nur wegen der neuen Möglichkeiten der Kontrolle von Leistung oder Verhalten.

 

Microsoft 365 wird für die Mitbestimmung zum Dauerthema

 

Betriebliche Vereinbarungen sollten sowohl grundlegende Regelungen wie Grundsätze und Abläufe enthalten als auch spezifischen Detailregelungen für einzelne Komponenten und Funktionen. Durch eine Rahmenbetriebsvereinbarung Microsoft 365 und evtl. ergänzende Einzelbetriebsvereinbarungen, die die Konfiguration einzelner Komponenten von Microsoft 365 abbilden, können Interessensvertretungen diesen neuen Anforderungen gerecht werden.

 

Rahmenbetriebsvereinbarung können folgende Grundsätze beinhalten:
1. Qualifizierung von Arbeitnehmer*innen
2. Allgemeiner Ausschluss von Leistungs- und Verhaltenskontrollen
3. Ablauf zukünftiger Änderungen in der IT-Infrastruktur, wann und wie die Interessenvertretung informiert wird und wie eine Freigabe von Komponenten oder Funktionsänderungen durch die Interessenvertretung erfolgt

 

Dem letzten Punkt sollte dabei besondere Beachtung finden, da in der betrieblichen Praxis oft die Annahme zugrunde liegt, dass eine einmalige Zustimmung der Interessenvertretung zu Microsoft 365 auch eine Zustimmung für alle zukünftigen Ausbaustufen darstellt. Dabei beeinflussen Änderungen an der Software den Gegenstand der Mitbestimmung.
Deutlich wird die Auswirkung der Regelung der Konfiguration einer Komponente bei einem Blick auf das in der Pandemie häufig verwendete Werkzeug Microsoft Teams.

 

Hier sind Beispiele für Regelungsansätze:
• Vorlagen-Richtlinie: Welche Vorlagen für Teams gibt es? Wie werden sie verwendet?
• Richtlinien für Besprechungen: Sind Aufzeichnung erlaubt? Wer darf aufzeichnen?
• Nachrichtenrichtlinie: Sind Sprachnachrichten als Beiträge aktiviert/deaktiviert? Wer kann Nachrichten bearbeiten bzw. löschen?
• Drittanbieter-Apps: Sind ergänzende Apps von Microsoft erlaubt? Sind Apps von Drittanbietern erlaubt?

 

Diese kleine Auswahl an Beispiele zeigen in aller Deutlichkeit, wie wichtig es für Interessensvertretungen ist, sich frühzeitig mit dem Thema Microsoft 365 zu beschäftigen.

Die TBS Niedersachsen berät Interessenvertretungen zu den Themen Microsoft 365, zu Fragen des Datenschutzes und zu einzelnen Komponenten wie Microsoft Teams. Darüber hinaus bietet die TBS Niedersachsen auf die betriebliche Situation der Interessenvertretung zugeschnittene Beratungen an: bei Einführung und Regelung des Einsatzes von Microsoft 365 oder auch für die Auditierung bestehender Betriebsvereinbarungen.

Die TBS Niedersachsen steht Ihnen hierbei mit Sachverstand zur Verfügung. Nehmen Sie gern unverbindlich mit uns Kontakt auf: info@tbs-niedersachsen.de, Tel. 05 11/920 200 40